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重大活动座位图怎么排?

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编排座位图是组织重大活动的关键环节,既需把握整体,也要注重细节。在编排过程中用好小妙招,既省时省力,还能提升服务质效。 


重大活动具有参加人员多、涉及部门(单位)多等特征,在编排座位图时,根据反馈名单,合理划分区域,有利于精准归类、科学排序。如,首届全市旅游发展推介会活动中,我们将座位图依次划为:贵宾区、省直嘉宾区、市直嘉宾区、交易会嘉宾区、文旅协会嘉宾区、媒体记者区、工作人员区等7大区域。其中,省直嘉宾区包括省厅部门、兄弟市州、省属企业等单位代表;市直嘉宾区包括文旅学者及市直部门、区县、市属企业等单位代表(见下图)。 

完成分区后,开始逐一编排座次。贵宾区,需考虑职务并兼顾其他各类因素确定座次。其他区域,可依据单位排序确定座次。如,省直嘉宾区中,省厅部门代表从第一排靠近中间过道开始,按照单位排序依次往左编排座次,并用同一种颜色来标注;接着编排兄弟市州、省属企业等,每个类别人员编排完座次后,分别用不同颜色来标注。市直嘉宾区中,文旅学者则从第一排靠近中间过道依次往右编排座次,并用另一种颜色标注。待所有座位编排完后,在座位图最下方,用对应颜色备注参加人员类别,便于快速识别。 

  

活动正式开始前,常常出现原定参加的人突然不来了或临时增加参会人员等情况。编排座位图时,需要适当预留机动座位,以防临时增减人员造成大范围调整。仍以这次旅游发展推介会为例,我们在贵宾区准备了2个机动座位,以防临时增加嘉宾。另外,在省直嘉宾区、市直嘉宾区第一排靠近中间过道,各预留2个机动座位,座位图上进行标注,一旦贵宾区人员临时增加,即可调整到此处预留座位。同时,不同单位之间,需适当预留2—3个机动座位,或者不同区域之间预留1整排机动座位,便于临时增加人员。 

座位图编排完成后,应与活动时间、地点等信息一起,提前一天发至相关单位和部门,便于参加人员掌握。活动当天,提前将彩印座位图带至活动现场,并明确专人分发,做好提示引导,确保出席人员尽快落座。

作者:丁晨曦

来源:秘书工作

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