接听值班电话事小学问大
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十年前,我成为办公室的一名新兵,接到的第一个任务就是接听值班电话。当时心想:这有何难?小事而已。是个人会说话,就能接电话。万万没想到,这种漫不经心的态度让初来乍到的我栽了个大跟头。
一次,我接到上级单位通知开会的电话,记录时没留神,把会场327房间错写成237房间。之后,大量错误的会议通知单就这样印出去了。开会当天,参会领导们纷纷跑错会场,导致大面积迟到,至今回想起来,仍深感惭愧。
事后我认真反思,体会到办公室工作联系广泛、事务繁杂,一通十几秒的电话都可能包含很多重要信息,接听值班电话,看似事小,却大有学问。
思想不能放松,做到胆大心细。接听电话是办公室新人熟悉工作的第一步,也是维持机构日常运转不可或缺的重要一步。
在党校工作,常常会接到各种类型的电话,如推销书籍和培训班的、打着上级部门的幌子提要求的、直接索要某领导私人手机号码的⋯⋯卖力推销者有之,虚张声势者有之,摆谱耍横者有之。
对于这些复杂情况,值班员首先应绷紧思想的弦,不要被“吓着了”,应迅速稳定情绪,态度不卑不亢,对答有理有据。此外,还应做到心细如发,善于通过对方的“蛛丝马迹”进行判断并采取措施,该转接的转接,该回答的回答,该拒绝的拒绝,坚守涉密信息和私人信息绝不泄露的工作原则。
做好来电记录,力求规范齐全。一通十几秒的电话,或许就是一项重要工作的起点,来电记录如果出错,后续工作将难以顺利开展。不管是上级来电还是群众来电,都应力求听清每一个词、记准每一个字,遇到没听懂或没听清的情况,多问几遍,一定不要自作主张胡乱猜测。
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