接打值班电话怎样更高效？

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在日常值班工作中，掌握接打值班电话的语言艺术，既有助于传递沟通信息、提高工作效率，也有助于维护单位的良好形象。 

语言准确、表达清晰 

准确清晰的语言表达是顺利进行电话沟通、有效传递信息的关键。 

在打电话之前，要在心里想清楚通话时该说什么？怎么做到说清楚、有条理、不遗漏？接打电话一般按照“打招呼——正题——结束”这样的流程进行。电话接通后，首先说清自己的单位、姓名，问明对方的单位，或说明自己要找的人。转入正题后，应当简洁清晰地说明打电话的主要目的。如果内容较多较复杂，尤其交代工作任务的电话，最好先列提纲，按列举事项一一交代清楚。在通话过程中，要注意语气和语速，讲到重要的事情时，要把语速放慢，以确保对方能听清。 

接听电话时最好边听边记，涉及人名、地名一定要问清楚，防止同音混淆。涉及时间、数据、号码等关键信息时，听完一定要复述，经对方确认无误后，再记下来。通话即将结束前，值班员最好按照“六何”要素，再跟对方核对确认一下通话要点，即“何时、何地、何人、何事、何因、何果”，确保记录准确、没有遗漏。 

语句简洁、力求高效 

值班工作时效性很强，尤其是处理紧急事项，容不得半点延误。不管是打出电话还是接听电话，都应当有强烈的时间观念。 

紧扣主题，抓住要点，简单明了，不长时间占用话机，力求以最简洁的语言表达出最紧要的内容，切忌“拉家常”。有个可以提高效率的办法是，把常用电话号码簿、记录纸和笔放在电话机旁，以便查询和记录。 

待电话接通、确定对方身份后，应该简明扼要说明通话目的，事情传达完毕后，要尽快结束交谈，不得随意占用对方的电话线路和工作时间。这要求值班人员打电话前做充分的准备，表述时条理清晰、主次分明，尽量做到长话短说、闲话少说、废话不说。无论是通知会议、询问事情、还是沟通工作，如果没有特殊情况，尽量避免在下班前10分钟拨打，尤其是需要对方回复的电话。 

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