文件管理技巧,很实用哦!
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工作中可能会遇到这种情况,领导突然要一个文件,我却怎么都想不起来放哪里了,然后就每个文件盒开翻,越急越忘,越翻越乱,最后即使找到了,也免不了挨批评。找不到文件是工作中经常发生的事情,特别是对从事综合的人员来说,每天要负责很多工作,根本没有精力去整理文件,只能是随时来随时收,随时用随时找,文件在哪全凭大脑!其实,管理文件是有规章制度和操作方法的,但完全按规定章法整理势必占用大量精力和时间,对大都身兼多职的人来说也不现实。那该怎么办呢?下面就教大家几个文件整理的实用技巧。
习惯登记
无论是来文还是发文,无论是上级、平级还是下级,一张Excel表就可以搞定,其实都不需要制作得多复杂,只要几项内容即可,来/发文时间、来/发单位、文件名称、文号、页数、保存盒号、原/复印件、是否在库等即可。登记完毕后,把文件放到登记对应的文件盒中。如果为了便于统计收发文数量的话,可以在文件右上角标记数字。这样需要找起来的话,直接在Excel表中查找所需文件的名称,就可以知道文件的位置了。
善于回收
很多时候找不到文件的原因之一就是被领导或同事借阅未还,时间久了不记得了,然后自己背锅。其实有个简单的办法,就是多准备几个文件夹,最好是皮质或者颜色鲜艳的,分别标上1、2、3、4、5……文件夹上面都标注阅后请送回XXX同志(电话XXX)。文件借出的同时,文件夹也同时借出,这样你每天下班前只要清理文件夹,发现哪个文件夹不在就会知道有文件借出去了,然后询问借阅人是否看完。如果借阅人需要长时间使用,你就需要在前面做的Excel表中备注,不在库,XXX借出即可,就可以防止时间久了忘记借给谁了的问题了。
重点标记
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