机关如何做好辅助决策和综合协调工作

机关工作与领导工作的需要是紧密相联的。领导工作对机关工作的要求总体上是要其当好近身综合辅助和综合协调的参谋助手，具体的就是为领导工作搞好铺垫、拓展、代劳、辅助、参谋和督导，要通过辅助决策、信息沟通、督促检查及办文、办事、办会等工作，提高领导工作效率和优化领导工作效果。机关发挥辅助决策职能概括起来主要有以下几种方法和形式:

一、为领导工作作铺垫

机关工作很多业务活动都是为领导工作作铺垫的事务。如领导决策前机关的信息收集处理工作；领导召开会议前，机关的会前筹备工作；领导批阅文件前，机关的文件处理拟办工作等等。机关的这些铺垫性工作的效率和效果，往往直接影响领导工作的正常启动，影响领导工作的进程及其效率和效果，有些重要的铺垫性工作，甚至是领导正常开展工作的必要前提。因此，机关做好这些铺垫性工作，除了要有严肃认真、尽职尽责的态度外，必须准确掌握铺垫性工作的方法。具体要求：一是要准确把握领导工作目标。既要准确把握整体目标，又要准确把握具体目的，并将两者结合起来。整体目标不明确，机关工作就会顾此换彼，出现片面和忙乱；具体目的要求不明确，机关的铺垫性工作就会失去针对性和有效性。二是要明确领导工作进程的各个环节以及要取得的阶段性效果等。明确了这些，机关的铺垫性工作才能主动而有序地进行。如为领导召开重要会议作铺垫，除了要了解会议的目的外，必须围绕会议的议程，对会间每阶段的内容都要事先作好资料准备、事务准备和有序的安排等。只有这样，机关的铺垫性工作才能与领导工作的进程相吻合。三是要明确领导在具体工作中将要采取的措施和方法，以便事先准备。如领导在召开会议中将采取实地考察、分组讨论等措施，机关就必须事先安排和联系交通工具、路线，安排分组讨论会场、与会者分组及每组的牵头人等。领导在检查工作中要采取辅导宣讲、问卷调查、个别座谈等方法，向基层通报情况，了解基层有关情况，机关就必须事先与有关单位取得联系，作出具体的安排。四是要加强与领导的沟通。不仅在开展某项工作之前要加强沟通，明确工作目的和程序，而且在每一个环节也要加强沟通，明确下一阶段、下一环节领导工作的具体需要，随时把握动态，特别是要对可能发生的变化有充分估计，做好应对措施。

二、对领导工作拓展伸延

与为领导工作作铺垫一样，对领导工作的拓展与伸延，同样是机关工作的重要任务，是体现其参谋助手作用的重要方法。如领导作出决策以后，机关要草拟决策文件、草拟决策执行的预案，将领导决策内容用文字准确表达，制成文件下发各单位；决策文件发布后，机关要做好检查、督导工作，及时收集反馈信息，协助领导把握执行动态、反映及效果；领导召开的会议结束后，机关要做好会议精神的上传下达、会后的落实催办工作；领导检查工作以后，机关要与被检查单位保持联系，了解和把握检查效果等等。

机关要做好对领导工作拓展和伸延的事务，一是要准确把握每项领导工作预期的效果。机关必须通过这些拓展与伸延性工作，努力使领导工作取得圆满的效果。如果因为机关工作的疏漏和失误使领导工作效果不佳，就是机关的失职。如领导的正确决策发布以后，执行单位由于理解的错误而出现执行的偏差，而机关对这种执行偏差的信息，没有及时地反馈给领导纠正，就会给工作带来损失。其中，除了责任人负有失职责任外，负责收集反馈信息的机关也负有责任。二是要把握领导工作后续事务具体要办的事，不能有丝毫马虎和疏漏。如领导召开重要会议后机关的催办任务，不仅要逐项事务催办，而且每件必办事务都要了解是否在办、如何在办、何人负责、何时完成、效果如何，做到件件落实，取得实效。如果催办中疏漏掉某项事务，执行单位也未按会议精神办理，就会影响会议精神的全面落实，影响全局工作的协调发展。三是要注重工作的整体连续性。机关承担的拓展和伸延性工作，是整体工作的一部分，必须按照领导特定工作任务的有序部署环环紧扣地进行，才能取得预期效果；必须承继领导工作的发展脉络和进程要求，才能符合领导工作的要求。若与领导工作脱节，就会影响工作的进程；若偏离领导工作的部署，缺乏承继性地另搞一套，就违背了机关工作忠实于领导意图的原则，就会严重影响工作效果。例如领导要求会后重点督促检查的事项，往往是整体工作中的重点和关键，若机关仅作为一般事项办理，而没有从时间、效率、质量等方面加大力度，严格督查，就可能在关键环节出现问题而对全局带来消极影响。

三、为领导工作代劳

从某种意义上讲，为领导工作作铺垫，对领导工作拓展伸延，都能起到为领导工作代劳的作用。这里说的代劳，指的是领导由于公务繁忙和时间有限，将部分该亲自办理的事务，授权让机关去办。领导者的管辖范围越大，公务越繁忙，机关为领导工作代劳的工作量就可能越大；而机关为领导代劳的工作越多，越体现领导对机关的信赖程度高，培养力度大。机关在授权理事独当一面的实践中，更有利于学习领导工作方法，提高综合素质。机关为领导工作代劳去承办一些具体事务，领导就可以集中时间和精力思考和处理更为全局性的问题和关键性的难题；就可以摆脱随机出现的琐碎事务，保持工作的规律性和有序性，提高工作效率，同时也照顾到方方面面的具体工作。机关为领导工作代劳，一是要忠实地体现领导意图。机关是代表领导去处理事务的，一定要按照领导的目的、要求去办理，并取得领导需要的效果。若违背领导意图，就可能“帮倒忙”，为领导工作增添麻烦，产生干扰。如领导授权机关采用沟通协调的方式去化解矛盾，机关在实际操作中却以领导者自居搞瞎指挥，结果矛盾不仅没解决，反而激化，使领导者不得不花更大的精力去补救。不忠实于领导意图的机关，会逐步失去信任；为领导多次添麻烦的机关，就很难让他再充当代劳的助手。二是要严格按照领导的授权范围办事。不能超出授权范围，也不能胆小怕事不敢合理地使用委授的权力。超出授权范围，越权办事，是机关工作之大忌。如领导授权机关回复有关公务信件时，机关就应该按授权范围给对方以明确的回复。若对超出授权范围的问题随意表示肯定或否定的态度，模棱两可地应付，对方就会产生不满，效果同样是消极的。三是要扮演“双重角色”。即在责任感、使命感上，机关要从领导角色出发，尽职尽责，不折不扣地完成任务；在心理和工作态度上，则要严守机关角色本份。不要以领导者自居表态和作指示，要忠实地执行领导意图，谦虚谨慎，尊重别人，当好领导的代表。若忽视从领导角色出发，就可能责任感不强而对工作采取应付态度，影响任务的完成；若忽视机关角色本份，就可能在授权代劳时用权失范和态度失当，造成消极影响。在传达领导指示、授权主持会议、授权接待来访者等具体为领导代劳的事务中，机关都必须注重扮演“双重角色”。四是要加强双向交流。即机关既要加强与授权理事的工作对象之间交流，又要将工作的进程和结果向领导汇报并听取其指示与工作对象交流，有利于相互理解相互配合，圆满地完成任务；向领导者即授权者汇报并听取其指示，有利于得到领导的指导和支持，有利于领导把握工作的进程。无论忽视哪一方面的交流，都可能带来不利影响。

机关有效地为领导工作代劳，是对领导工作在时间、精力等方面的有力补充和强化，对提高领导工作效率，强化领导工作职能均能起到不可低估的作用。

四、伴随领导公务活动

机关人员随从领导外出活动，是机关为领导服务工作的深化和发展，也是一项跟踪服务。

机关随从领导的活动范围大体有：

1．参加会议。有些上级召开的大型会议，如党的代表大会、人民代表大会、经济工作会议、专项工作会议等，机关往往要随从领导参加会议，作为工作人员，既服务领导，又出席会议。有些下级召开的会议，上级领导前往指导，机关要随从领导就近就地就便服务。

2．检查工作。机关随从领导下基层，收集情况，听取反映，发现问题，总结经验，协助领导指导工作。随从领导到基层，一方面为领导服务，做领导的助手；另一方面丰富实践知识，增长才干，提高自己。这是一举两得的事。

3．调查研究。机关随从领导，深入基层，围绕调查主题，拟订调查纲目，研究调查方法，汇集调查资料，写好调查报告等。机关人员随从领导调查研究。不仅是为领导活动服务的需要，而且也是发挥机关部门作用的需要。

此外，还有诸如随从领导看望群众、慰问灾区、慰问贫困地区、接待上访群众、处理重大事故以及参加地方、友邻单位活动等。

机关随从领导应发挥以下作用：

一是联系作用。机关在随从领导的活动中，许多事务涉及有关的单位和个人，领导者不可能直接联系和接触，需要机关去联系。

二是耳目作用。机关在随从领导检查工作、调查研究等诸多活动中，应该充当领导的耳目，把看到的、听到的、感觉到的有价值的信息资料，及时向领导汇报，提供信息服务，使领导对决策与行动作出正确的判断。尤其是领导不易发觉的问题和难以听到的声音，更要反映，使领导眼明耳聪、头脑清醒，能够正确地处理难题。应该说，随从领导的机关人员，既是信息的接受者，又是信息的传递者，应具有对信息接受的敏锐力和对事物识别的洞察力。

三是助手作用。领导活动有许多具体事务，如生活、交通、通讯、接待、应酬及安全保卫等。为了不使领导精力分散干具体事务，集中思考重大问题，随从机关人员应协助领导处理这些具体事务。在处理时，要分轻重缓急、职权内外，掌握分寸。例如，有些接待对象级别较高，应请示领导亲自出面接待应酬，有些一般对象，机关可以接待后汇报，以节省领导的时间和精力。

此外，还有参谋作用、协调作用、公关作用等等。

机关随从的具体工作可归纳为三类（实际工作中大家感受比较多，这里纲目式列举一下，不一一细说）：

1、属于事务方面的

（1）安排交通。

（2）生活服务。应先与目的地联系，预订好房间床位，并按标准就餐。

（3）通讯联络。机关随领导外出，应与单位保持联系，以便单位知晓领导去向，遇事好请示报告；同时，也要与所去的单位联系，使其有所准备，安排接待和活动。有时，领导工作中要会见有关单位与人员，机关应通知他们来汇报工作，或听取意见。

（4）安全保卫。

（5）接待来访。对群众上访，机关可以先行接待，重要问题转交领导批办；特别重大的问题，应请示领导亲自接待处理。

2．属于文稿方面的

（1）根据领导的要求，撰写各种会议上的发言稿（讲话稿、开幕词、闭幕词、欢迎词、告别词、祝酒等）；领导事前无讲话稿而在有关会议上的即席讲话，机关应该记录下来整理，呈领导审阅后存档或印发。

（2）参加起草由领导参加的会议纪要、备忘录等。

（3）按照领导的指导思想，撰写有关的考察报告、调查报告、检查报告、工作报告和重要问题与事故的处理报告等。

（4）代写以领导名义的往来函电、贺信贺电、慰问信电等文稿。

（5）为领导撰写在报刊上发表的文章、言论等。

（6）记录随从领导参加的有关会议的实况。

3．属于决策方面的

（1）为领导准备有关资料，如上级决策指示、有关会议资料、单位基本情况、干部群众思想反映等。

（2）为领导提供对路适用的信息，如国际国内的、辖区内各个单位的以及兄弟单位的等等。

（3）为领导初拟调查研究计划、考察访问计划、检查工作计划和其他有关的计划，以及各种方案、提纲、意见等的初稿，初步设计解决有关问题的程序、方法，以及日程时间的安排。

（4）为领导出谋献策，提供建设性建议；发现问题，及时反馈，提出纠正措施，避免决策失误等。

作者：小卒子。武汉大学毕业。先后在部队机关和市委机关等单位工作。