办公室工作杂谈之如何接打电话

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接打电话是办公室非常小的一件事，算是入门级别，但我有些时候还是会觉得自己在这件小事上并没有做到位。事情虽小，也是需要功力的。 

一、如何接电话 

我将接电话分为了接听准备、接听当时、收到反馈三个部分。 

1、接听准备 

电话机旁常备:笔，电话记录本，本单位、本市、上级业务部门电话通讯录。 

常备这几个东西可以提高接听电话的效率，不会在接到电话的时候还在手忙脚乱的找笔找纸，人一慌忙就容易想问题不周全，就会影响接听电话时思维的清晰度，所以做好接听的准备工作是很有必要的。 

2、接听当时 

接听时间:通常在响铃3声之内接听电话，最好是第2声结束时。过早的接电话没有给对方缓冲的时间，让对方等待太久又不太礼貌。 

接听语气:电话沟通跟面对面沟通有所差别。面对面时可以通过面部表情、肢体语言、语气音量等综合信息来体会情感，但是电话沟通则只能根据声音。我认为基本上能够做到礼貌亲和、语速中等、音量中等、表述清晰就可以了。 

另外需要注意的地方就是，在县市区，对方一般都会说方言，基本上做到方言对方言，普通话对普通话即可，毕竟同讲方言也会拉近距离。再一个就是要灵活应对，比如跟退休的老干部打电话时，就要相对提高音量、放慢语速、语气更加亲和。 

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