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“模块化”办文什么样?

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功能模块化,是指将程序划分成若干个功能模块,每个功能模块完成一个子功能,再将其组成一个整体,以满足整个系统的功能。 

每个功能模块既是一个“小系统”,具有独立的功能、单一的入口、完整的链条,同时又是“大系统”的一部分,与整体系统、其他模块形成互动衔接。 

这种“模块化”的思路广泛应用于计算机操作系统、手机APP,也非常适用于办文工作的流程管理,对此,我们进行了初步的探索。  

参会通知“链条集成”模块 

办文人员要经常与参会通知打交道。过去,由于将参会通知混同于一般的来文办理,经常出现仓促应对的情况,甚至出现过办文滞后、错过会议时间的情况。针对参会通知涉及事项多、办理时限要求严的特点,我们构建了参会通知“链条集成”模块,重点考虑子模块的合理配置,形成了以下几项主要的子模块: 

一是“确定人员”模块。办公室根据参会通知的要求提出拟参会方案报领导审定后,通知参会人员。参会人员无法参会的,安排其他人参会或向会议主办方请假。参会人员要求带助手的,商请会议主办方同意并通知助手准备参会。 

二是“材料准备”模块。如果会议需要提交材料或准备发言材料,办公室尽早将要求落实相关责任人,便于留出时间提前准备。 

三是“信息交换”模块。将参会通知和参会方案及时上传OA系统,以便相关人员知晓并掌握参会人员的行程安排,承担相关职责的业务处室知道此事已经进入了议程,事后也便于及时复核由谁参加了会议。 

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