办会工作经验交流材料

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会议作为人们聚众议事、沟通交流、集纳信息、优化决策的一种通用形式，一直被机关、企事业单位所广泛利用。如何开好会，开短会，做好会务工作，是保证会议高效的前提。一名称职的秘书一定是一个组织会务工作的高手。

会务工作即会议的组织、保证和服务工作。一般需要有会议的领导者、参加者和服务者三个方面的努力配合。这里主要就服务者即秘书人员所做的会务工作加以论述。秘书做好会务工作的关键在于会前精心准备；会中做好管理保证；会后及时总结反馈。

一、会务工作内容

会务工作的繁简，与会议的规定、内容、级别有一定的关系，一般来说，会议越大，规格越高，会务工作的内容也就越多，做好会务工作的难度也就越大。对于有些小型会议，仅仅发个通知，确定时间、地点，做个记录就行，会务工作非常简单。但对于领导层的某些决策会议，人数虽少，却十分重要，必须做好精心准备；大型和特大型会议，由于会务工作的内容较为繁杂，需要由专门成立的会务组来组织、筹备。本文主要就一般的中型以上会议秘书人员怎样做好会务工作加以阐述，从会前、会中、会后三个阶段分别进行论述。

（一）会前超前筹措，精心准备。“凡事预则立，不预则废。”任何会议不管是大，是小，是长，是短，均须有目标，有计划，有分析，有论证，准备工作必须充分。甚至可以说，会务工作的成败，很大程度上取决于会议的前期准备工作细化程度。具体应做好以下几方面的工作：

1.了解掌握相关信息，协助领导做好会议议题的确定。议题或由领导提出，或由秘书人员收集，但必须把握住一个原则，就是一定要弄清领导开会的真正意图，通过开会要解决什么问题，达到什么目的。对收集到的议题要不断进行筛选，反复送交领导审核，必要时还要准备一些预备议题，以便见缝插针，同时尽可能避免把不成熟的议题带到会议上去。

2.做好会议的经费预算工作。包括占场费、租金费、用品费、设备费、培训费、资料费、住宿费、交通费等预算。制定会议经费预算应本着勤俭办会、节约办会的原则，尽量降低会议的成本，另一方面也要有一定的弹性，注意留有余地。如果把一个只有几十个人参加的工作会议预算经费支出为10万元，那就是一次失败的会议费用预算。

3.做好会议议程、日程的制定。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列，应当简明概略，切不可拖沓冗长。会议日程是会议议程在时间上的具体安排，一般采用表格式，将会议议程的各项分别固定在会议期间每天的上午、下午及晚上三个单元，使与会者一目了然，反之，就会让与会者之间互相打听，谁也没有一个准确的说法。举例来说：

2月18日预备会议

2月19日正式会议

2月20日会议结束

上例的这个会议日程安排表制定得就不算很成功，因为它违反了会议日程的制定方针（应把与与会者有关的需配合的事项准确无误地事先告之），所以在制定会议议程、日程的安排上，一定要做到明确、具体、准确、无误。

4.做好与会人员范围的确定及会议通知的发送。注意何种规格档次的会议由何种层次与何种身份的人参加。据我所知，现在社会上有些单位办会，动不动请上一堆“名人”，根本不按会议的实际需要确定与会人员。这样做，除了给会议的主办单位与会议的组织者增加会务工作负担外，什么作用也达不到。拟定与会人员名单，应根据会议的实际需要，做到应参加者不漏，不应参加者不请，尽量避免以上情况的发生。在发送会议通知时，一定要注意其准确性，把会议的时间、地点、对象及注意事项预先打在一张通知单上，按单通知至相关单位与个人，秘书同时需记录下接收此会议通知的具体人员，确保信息传递到位。

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