“三步九扣”发放好会议材料
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发放会议材料,既是办公室人员的经常性工作,也是办会人员的常规性事务,貌似简单,想做好并不容易。
发放前,精心谋划、想透全程
紧扣会议方案,确定材料发放形式。主动对接会务承办人员或会务组,研究会议实施方案、会议指南等,及时掌握材料发放的时间、地点、对象及其他要求,并根据不同的会议规模,确定不同的发放方式。
比如,对人数较少、议程简单的小型会议,既可以会前根据登记记录依次发放材料,也可以在时间紧急的情况下,先行按份号依次发放材料,会中及时做好补登工作;对人数较多、形式复杂的大型会议,要在会前根据会务工作部署,制定材料发放任务及人员分工安排方案,明确具体责任,并制定会议材料运行表,明确发文日期、材料标题、供稿单位、送印时限、交付时限、分发时限、分发范围等,施行“挂图作战”,确保发放材料准确、及时、安全。
紧扣运转环节,协调起草、印制、运输三方。主动对接材料起草组负责人或具体起草人员,动态掌握材料的起草、呈报、签批等情况,尽力压缩定稿与印制之间的运转时间,留足会前发放材料的准备时间,可根据材料类别、密级、数量等的变化灵活调整人员分工。
主动对接印制部门,按照主次先后和轻重缓急,优先印制时间紧急、重要的会议材料,及时按程序交付发文人员。
如遇到材料不能按计划印制、交付的情况,要第一时间向会务负责人或相关领导汇报并提出合理的补救建议。如果会议地点与印制地点之间距离较远,还要提前备好车辆,做好会议材料的运送、移交、保密等工作。
紧扣确保整体效果,积极主动补台。“一字之失,一句为之蹉跎;一句之误,通篇为之梗塞。”发文人员领取会议材料后,既要按照任务及分工安排做好联系协调、材料发放等本职工作,还要做好补台、把关工作。要认真核对标题、密级、页码等内容是否无误,检查文字、数字、标点符号等用法是否规范,对一些明显错误,及时联系文稿起草人员或负责人核对。比如,“预选候选人名单”与“候选人名单”就容易混淆,虽然仅有“预选”两字之差,但内涵却有天壤之别。
另外,如有粘连、缺页、破损等不符合要求的材料,要迅速协调更换。
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