20210728:办会需要注意的22件事儿
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办会需要注意的22件事儿
会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段,会务工作的质量与水平直接影响到决策及其落实的质量和水平。笔者根据多年的办会经验,把会务工作分为:会前准备、会中服务、会后总结三部分,并细化量化为22个关键点,将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。
会前准备
1.拟订会议方案
会议方案是组织安排会议的关键。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则。方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务进行分解。
2.起草、审核会议通知
会议通知内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、其他有关事项等。在会议通知起草过程中要注意:表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。会议通知一般由会议的承办单位负责起草,然后报有关部门和领导审核签批。
3.下发会议通知
会议通知下发要及时、准确。防止重发、错发、漏发。如需召开紧急会议的,务必确保电话通知,其中要注意避免出现“明天”“后天”等字眼,必要时说明“几号”“星期几”,防止产生歧义。
4.落实与会人员
按照会议通知要求的时间,对与会人员逐一落实并做好登记,必要的进行电话核查、督促,统计汇总后列好请假人员名单,并及时向有关领导报告。
5.协调出席领导
根据会议性质拟定领导出席安排,报请领导同意后,逐一进行电话通知。内容包括:会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送,确保及时送到相关领导手中。会前半小时要再对出席领导进行提醒。
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