20240107:做好会前准备,这五步是关键
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做好会前准备,这五步是关键
凡事预则立,不预则废。做好会前准备是确保优质高效开好会议的基础。会前准备要走好“方案制定、会议通知、名单收集、会场布置、会场查验”关键五步。
01 方案制定
根据会议特点和要求,第一时间摸清情况是制定会议方案的前提:
一是确定会议主题,搞清楚会议是了解情况、解决问题还是安排部署,掌握会议背景、主要内容、以往惯例等。
二是确定会议类型,搞清楚会议是全体大会、座谈会还是报告会,掌握会议时长、参会领导、具体范围等。
三是确定会议形式,搞清楚会议是现场工作会、电视电话会还是网络视频会,是上下座(设主席台)、圆桌座还是面对面座,掌握会议场地布局。
在摸清基本情况的基础上起草会议方案,其要素包括会议时间、举办地点、主要内容、会议议程、参会范围、其他事项等(见例1)。
02 会议通知
会议方案确定后,要根据会议方案起草会议通知。会议通知要做到简明扼要、重点突出、要求明确(见例2)。
下发会议通知,需要注意以下几点:
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