20240524：谈谈如何办会（2）

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谈谈如何办会（2）

今天谈一谈会务工作的内容和特点。 

所谓会务工作，主要是服务会议的各项事务型工作的统称，这里面包括会议的申请报批、组织协调、会议材料、会议通知、人员安排、会场布置、食宿保障服务等。 

会务工作的特点是服务性和时效性都很强，是一项非常周密、细致而又高效的任务，必须精益求精，确保万无一失。 

一般说来，一个单位内部的小型会议在组织上相对比较简单，基本上准备好会议议程和讨论材料，摆好桌签、备好水就差不多了。但是一个大型会议的会务工作就比这些要远为复杂了，基本上要调动多个部门的力量，筹备很长时间才能确保到最后一刻不出纰漏。 

这里，我就以十几年前我牵头筹办的一次全国系统内会议为例，说说办会工作的主要内容。 

第一步，先要向市委上报办会计划。由于我们单位要承办全国性系统内会议，与会领导层次较高，规模又很大，所以要在年初就向市委打报告申请，经市委主要领导同意后再向市财政局申请专项经费，那时候还没有八项规定，会议接待餐饮还要包括酒水，会议期间还要安排参观游览，同时还要给参会人员赠送纪念品，所以投入不菲，如果没有财政专项经费是根本无力承办的。计划中还包括拟请市领导出席致辞等相关内容，这些都要提前安排妥当。 

第二步，成立会议筹备机构。由于我们单位人手有限，所以所有人都是筹备机关成员，大家各司其职，由我做总牵头，几位副职带着分管处室提前几个月就开始准备。 

第三步，向对口的中央机关上报会议方案，包括会议时间、地点、议程、拟邀请各地会议代表名额，以及希望中央机关派哪位首长参加，等等。 

第四步，与有关部门和区市联系，争取各方面对会议给予支持。比如，提前确定会场、会议代表食宿地点和接待标准、参观游览线路及车辆，等等。 

第五步，经市委和中央对口机关同意后，向各地同行机关发出会议邀请函，写明会议名称、时间、地点、议程、报到指南等相关事宜，随函附上回执。 

第六步，根据会议邀请函的回执确定最终参会人员，同时通知部分参会人员准备大会发言，然后进行会议分组，同时安排房间、接站等具体事宜。与此同时，起草完成会议相关文件及讲话初稿送有关领导。 

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