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三个小窍门,让你的办公室工作井井有条

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秘书工作具有临时性、突击性等特点,要干的事情,一个月可能就有几十项,有时一天就有好几项。在实际工作中,完全做到井井有条不大可能。只有不断摸索经验、把握规律,养成良好的工作习惯,才能做到细致安排各项琐碎繁杂的事情,不出“乱子、漏子、岔子”。 

合理分配时间 

秘书工作者每天经手的事务千头万绪,首先要学会的,就是合理地安排时间。 

按事务的重要性来分配时间 

首先是极其重要的。耗时费力、需要分析论证的事情要舍得付出一些时间和精力。这个“付出”往往不是立竿见影的,是需要经常思考琢磨的一个过程。比如,重要文稿的起草,需要长时间的调查研究,必须认真对待。 

其次是一般重要的。例如,实施或改进预定的工作计划、撰写工作报告等,力争用一天或几天时间完成。 

最后是不太重要的。例行的、预先安排的不太重要的数项小型任务,可以排出先后顺序集中完成。临时出现的开会、访谈、联络等随时处理。 

按日常工作的特性来分配时间 

秘书工作具有常规性、临时性和突击性。针对这三个特性,应该采用不同的应对办法: 

常规性工作按规矩办。所谓常规性工作,是指计划内的工作。这些工作基本上是“周而复始”地进行,每天、每周、每月、每年大体上都差不多。对于相对稳定的计划内的常规性工作,应对办法就是按规矩办。这里说的“规矩”,包括法规、制度、措施、公约、程序等,也包括约定俗成且行之有效的传统做法。 

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