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办公室主任的协调艺术

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协调作为处理关系、缓解矛盾的一种手段,既是一门学问,更是办公室主任必备的工作艺术。办公室日常工作中诱发矛盾的因素很多,矛盾的形式及解决的方法也多种多样,这就要求办公室主任在协调过程中必须因人、因事、因时而异。 

大事统中有合。对于类似召开大型会议、迎接上级检查、等大事,通常情况下可采取会议协调、制度协调、计划协调等方式,以形成抓落实的合力。比如:上级要考核党委班子,如果分工组织部门牵头协调,就要在弄清有关事宜的基础上,建议领导召开协调会,作出分工,明确职责,形成齐抓共管的局面。对前期需要协调的工作,如撰写汇报材料、拟定考核方案以及各种保障等,要通过整体谋划和多方沟通,实现上下联动和工作“对接”,实现整体行动的高效、一致、和谐。 

急事稳中求快。急事的显著特征是突发性和时效性强,要求处置果断、快速、准确、稳妥。首先要因事而宜。对一突发事件,必要时可“特事特办”,如果“火烧眉毛”还按部就班,就可能误事,错过最佳处理时机,这也是一种失职。其次要尽力而为。遇到上级要求高而急、正常程序下无法完成的工作,要因时而宜,加倍努力,竭力完成绝不能因事急而敷衍,不讲质量。再次要讲求方法。对上级规定时限内无法完成工作,要积极与其联系,冷静客观地反映情况,寻求解决问题的最佳途径,不可情绪激动和顶撞,把关系闹僵。另外,还要积极赢得领导的支持,借助领导的力量进行协调,但要注意及时把协调的内容、意向、目的说清楚。 

难事方中求圆。工作中,常常会遇到领导对某一问题意见不一致的情况,办公室主任协调时常用的办法有:一要搞好超前预案。想在领导之前把情况搞清,把方案、会议准备充分,尽量把各种因素,包括可能出现的不同意见及如何解释都考虑进去,以扎实的工作、严谨的作风争取领导意见的统一。二要搞好双向协调。结合时间先后、职务高低、职责分工等因素,积极做好沟通工作,把领导间的不同意见双向转达、传递,使领导了解对方的想法,求得理解和支持,寻求意见一致。但要切忌两面讨好,利用领导,做有损团结和工作的事。三要搞好“冷处理”。对时间要求并不很急的事,不妨适当放一放,酝酿一段时间再议。但这既需要协调者具有承担责任的胆识,更要有良好的处事应变能力。 

凡事办中有礼。常言道:“你敬我一尺,我敬你一丈”。凡事你礼貌在先,即使不好协调的事情,别人也会甘当指路人,从而赢得尊重和支持。平时,不管对上、对下还是同事之间,都要建立起融洽信任的关系,保持“礼尚往来”,说话办事注意分寸和场合,重小节,不做伤害感情的事。同时,要学会容言、容人、容事,加强主动协调,增进沟通,努力使自己得意时有人举杯,失意时有人开导,发生失误有人帮,出现漏洞有人补。 

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