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会议方案即会议（含活动）筹备方案，是在会议召开之前对会议各个构成要素作出系统而周密地安排的会议文书。制订和拟写会议方案是会议筹备工作的重要内容之一，会议方案能够为会议的准备和顺利召开提供保障。重要的会议方案还可以向上级主管单位报告，使之了解会议的基本情况，成为是否批准的依据。大中型会议或者重要会议一般都要事先制订和拟写会议方案，单位内部召开的小规模的例会，则不需要起草专门的会议方案，可以通过简易的会议计划或者会议通知来预先安排好相关事务。一是预想性。会议方案是在会议召开之前对会议整个过程的各个环节所做的计划性的预想安排，以保证会议顺利召开。二是指导性。制订和拟写会议方案的最直接目的就是指导会议整个过程能够按照计划有序地进行，按照方案来实施操作。三是操作性。要想让会议方案能够指导会议按照计划有序地进行，就要保证拟订方案的各个方面都具有可行性，可以“按单操作"。会议方案的标题一般采用“会议名称+文种名称”的形式，会议名称根据实际情况可以体现或者省略会议召开单位的名称，文种名称可以写作“方案”“筹备方案”“预案”等，如“xx公司2016年度先進工作者表彰大会方案”。会议方案的正文一般由会议主题、会议名称、会议时间、会议地点等内容构成。如何写会议主题。会议主题即会议要研究的问题、要达到的目的。在确定会议主题的基础上，进一步细化确定会议的具体议题。每一次会议的议题不宜过多或者过于分散。如何写会议名称。应当根据会议的主题或者议题来确定会议的名称，以便用于会议通知、会议宣传、会议布置等。会议名称根据需要显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位以及会议时间、届次、地点、范围、规模等因素。如何写会议时间。会议时间指会议实际召开的起止时间及天数，还包括会议过程中的分阶段时间和具体时间。如何写会议地点。会议地点既指会议召开的举办地如某个国家、地区、城市等，也指会议活动的具体场所如某个宾馆、饭店、大厦等。如何写会议议程、日程和程序。这三项内容并不是每次会议都必须同时具备。一般来讲，规模较大、活动较多、会期较长的会议，往往同时制订会议的议程、日程和某些单元活动的程序。如何写会议出席范围。根据会议的性质和需要明确会议出席人员的范围，确定与会代表的组成，一般分为正式代表、特邀代表、列席代表等。会议代表应当是与会议内容有关的人员。如何写会议经费预算。一般包括场地费用，如会议场地租金、场地特殊设施租赁费用、场地装饰费用等；交通费用，如接送站的费用、会议期间可能使用的交通费用等；食宿费用，如早餐、午餐、晚餐及特别宴请等所需费用；资料费用，如筹备、宣传会议及完成会议议程所需的各类资料的费用；人工费用，如专家报告费用、临时借用人员的报酬等；其它费用，如会议进行过程中可能产生的一些临时的费用。如何写会议组织机构。大型会议如有必要应当说明会议所设置的机构，如主席团、组织委员会、指导委员会、执行委员会、秘书处、筹备组等。其中筹备机构根据需要可以分设会务组、宣传组、财务组、保卫组等。一般的小型会议，只设立会务组负责全部事项。如何写会议食宿安排。要明确会议餐饮和住宿的标准及相关事宜。如何写其它事项。要明确写明会议所需设备和工具、会议文件的范围等。上述各项内容在具体制订和拟写会议方案时，应根据会议实际情况而有所选择。正文内容的表述也酌情可以详尽或者简略。
