高效回收文件的“三要点”

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集中回收文件是指发文单位在相对集中的时间、地点按照文件管理要求，回收收文单位的文件。面对集中回收文件多、收文单位多、各收文单位文件份数不同等复杂情况，发文单位应在以下三方面发力，打好“组合拳”。 

01功在平时，夯实回收文件的数据基础 

登记要素全面 

发文单位除登记日期、发文字号、文件标题、文件密级、发布层次等基本要素外，还要根据不同文件分门别类登记其他一些要素。 

比如，上级来文的转发或翻印分发要登记承办人、来文单位、来文（翻印）份数及份号范围等要素；而本级印发的文件要登记拟稿单位、审核单位、审核经办人、签发人、印制份数及份号范围、成文日期、印发日期等要素。做到发文登记要素全面，分发的文件信息能追踪、可查询。 

核发精准到位 

严格按照有关规定，核发收文单位的文件份数和份号，确保每个文件份号对应一个单位。 

文印部门必须严格按照规定印制文件，并在符合保密要求的前提下移交发文单位，交接双方须在交接单上签字，以确认文件移交手续的完成。 

准确分发文件 

发文单位要将文件与发文通知单一并密封，发文通知单内含收文单位名称或具体人员名字、发出日期、通知单编号（顺号）、发文字号、密级、份数、开始份号和结束份号、标注“如收到文件与此单不符，请即电话联系××单位核对”等信息，按照机要方式发送至收文单位或单位具体人员。    

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