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专职秘书怎样管文办事为人?

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专职秘书是近距离服务领导的参谋助手。笔者总结,当好专职秘书要紧紧抓住管文、办事、为人三方面,做到三个“好”。 

管好文件是基础 

文件往来是领导开展工作的重要方式。作为领导的“左右手”,秘书人员承担大量文件的收、转、办。这里的文件指的是广义上的,包括红头文件、电报、信息、材料、信件及领导批示等。如果重要文件耽误了,紧急文件办慢了,涉密文件弄丢了,都极可能引发严重后果。要靠制度管文,把有关文件管理的制度规定牢记于心,付之于行。此外,还要在日常工作中养成良好习惯。 

科学分类。将文件按类型、属性、密级及领导阅读习惯进行科学分类。少数重要或特殊“阅件”常隐含办理事项,应细心辨识,避免耽误;遇领导外出,文件有所积压,还应精准筛选,列出清单,方便领导审阅。 

认真把关。有些文件途经多“手”,需搞清来龙去脉,提出办理建议,以供领导决策参考。要重点解决好“收与不收”的问题,看是否有“夹生饭”,特别是涉及人、财、物的,是否过得了政策关、程序关、法律关等,是否与有关部门沟通过,必须一一确认。 

登记在案。领导批示和需清退的密件,应统一编号,登记内容,建立台账,实行数字化管理,便于查询、跟踪、落实和归档。 

及时送阅。急件、要件立即呈阅,一般件、普通件则按领导习惯集中分次送阅,还应注意特定时刻这两类件会相互转化。要重点解决好“报与不报”问题,比如深夜领导休息了,急件、要件“烫”在手里,此时须谨记“秘书没有权力决定报与不报,决策权在领导”,该报还是得报,至少应先口头报,不得擅自做主。有时文件紧急而又敏感,不宜直接在电话或短信上报告,这就要讲究“说”的技巧、把准“说”的分寸,将敏感的关键词替换成日常的惯用语。这靠的是平时经验的积累、与领导间的默契。 

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