三个小窍门，让你的办公室工作井井有条

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秘书工作具有临时性、突击性等特点，要干的事情，一个月可能就有几十项，有时一天就有好几项。在实际工作中，完全做到井井有条不大可能。只有不断摸索经验、把握规律，养成良好的工作习惯，才能做到细致安排各项琐碎繁杂的事情，不出“乱子、漏子、岔子”。 

合理分配时间 

秘书工作者每天经手的事务千头万绪，首先要学会的，就是合理地安排时间。 

按事务的重要性来分配时间 

首先是极其重要的。耗时费力、需要分析论证的事情要舍得付出一些时间和精力。这个“付出”往往不是立竿见影的，是需要经常思考琢磨的一个过程。比如，重要文稿的起草，需要长时间的调查研究，必须认真对待。 

其次是一般重要的。例如，实施或改进预定的工作计划、撰写工作报告等，力争用一天或几天时间完成。 

最后是不太重要的。例行的、预先安排的不太重要的数项小型任务，可以排出先后顺序集中完成。临时出现的开会、访谈、联络等随时处理。 

按日常工作的特性来分配时间 

秘书工作具有常规性、临时性和突击性。针对这三个特性，应该采用不同的应对办法： 

常规性工作按规矩办。所谓常规性工作，是指计划内的工作。这些工作基本上是“周而复始”地进行，每天、每周、每月、每年大体上都差不多。对于相对稳定的计划内的常规性工作，应对办法就是按规矩办。这里说的“规矩”，包括法规、制度、措施、公约、程序等，也包括约定俗成且行之有效的传统做法。 

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