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浅谈如何撰写汇报材料

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汇报材料,一般是单位或个人向上级领导或机关所做的书面陈述材料,是当前办公室文秘工作常用的材料之一。汇报材料的种类很多,按性质可以分为综合性汇报、专题性汇报等。其基本格式:标题(汇报单位、时间、文种)——称呼(开场白)——正文(基本情况、经验做法、成效,困难和问题,下步工作)——结尾(结束语)。笔者结合多年的工作实践,就如何撰写汇报材料谈几点体会,与同仁们共同交流学习。 

一、汇报材料的特点 

汇报材料的基本特点是实事求是,简洁明了。那么,在写作角度的确立和质量的追求上,还需要把握以下三个特点: 

(一)汇报基调,保持下对上。如,乡镇学校向乡镇人民政府,县教育局向县委、县政府汇报等,准确把握这一表述角度和基调非常重要。因为,这不仅仅是尊重上级,更重要的是端正工作态度。作为下级就应该保持这种基调,如实、全面提供情况。同时,切记不能把汇报材料写成工作总结或者写成工作布置,否则基调就变了。 

(二)汇报内容,力求有价值。在通常情况下,上级领导听取汇报的目的,是为了准确掌握下情,指导工作,增强决策的科学性。上级领导或机关的工作思路,往往是遵循这样一条轨迹:了解情况——决策部署——检查落实,再进入下一个循环过程。作为下级来说,在落实上级指示和任务时,所遵循的轨迹是:听取部署——抓好落实——及时汇报——深入落实。上级领导及机关与下级的这种互动,就是上下级之间“了解情况与决策”、“落实并汇报反映情况”的信息互动。这种信息互动对于上级机关来说,需要下级机关提供的信息具有重要的价值。因为,从落实中反馈出的高质量的信息,更有利于上级机关的决策部署。因此,在准备汇报材料时,必须提高汇报材料中信息的价值。 

(三)表现形式,重在展现亮点。在准备汇报材料时,撰写者最需要关心的问题,就是如何让工作汇报得到上级领导和机关的肯定和认可。其实,一个单位的工作汇报,是其工作成绩的真实反映,上级领导和机关对汇报材料的满意,从本质上说,是对单位所做工作的认可。撰写者要按照汇报材料的重心构思提纲、提炼素材、广泛听取意见、反复锤炼内容,才能写出既被上级领导和机关认可,又让本单位领导满意的汇报材料。因此,写汇报材料,应该尽量突出重点,展现亮点。 

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