连个文件都管不好，你要注意呢

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在日常工作中，经常会碰到单位领导或工作人员要一份已经阅过的文件，但有些单位的文秘工作人员，第一反应是不知失措，往往要花不少时间，才找到文件，或者翻箱倒柜，闹得鸡飞狗跳，仍然没有找到文件。 

一、文件找不到，是办公室文件管理不到位 

当前，我国各级党政机关、人大、政协机关、军队机关、企事业单位处理文电都有文件圈阅制度，最初的发明是源于一次文件找不到。据叶子龙同志的回忆，有一天，毛泽东同志要看一份中央工委发来的关于土改方面的电报。胡乔木同志说，这份电报，毛主席已看过，但毛主席说没有看到过。毛主席还打电话给叶子龙：“怎么搞的嘛，连个文件都管不好，你要注意呢。”后来，胡乔木和叶子龙商量，凡是给领导的电报都在台头写上名字，阅后签个字。他俩向毛主席汇报了这一想法。毛主席说：“立个规矩也好，没有规矩不成方圆么”，然后他在看过的一份文件上面，写下“毛、周、任、贺阅”的字样，然后在“毛”字上画了一个圈，并签上日期。作为一项制度，文件圈阅一直坚持到现在。

所谓文件管理，是指单位对收到的、制发的各类文件在保管、使用、废止、销毁等环节上实行有效的管理。文件管理最考验一个单位办公室管理工作是否到位，也是办公室工作容易“阴沟里翻船”的领域之一。如某市政策研究室一位副主任利用职权，向文书要求借阅内部文件，理由是写领导讲话材料要作参考，文书不执行文件管理的借阅规定，在未经主要领导批准同意的情况下，把若干文件借给了那位副主任。而实际上那位副主任并不是自己要用，而是提供给某大学的老师作课题研究的参考材料，结果造成泄密，被严肃查处。因此，各级各单位决不能把严格文件管理当作可有可无的小事。 

二、加强文件管理的规范化，前提是坚持制度化管理。 

制度具有依托性和保障性特质。制度只有通过贯穿其中，才能形成一种结构性耦合关系。制度建设更带有一种自我繁衍、自我扩张、自成一体的内驱力。一项制度发挥作用，通常要依赖于其他相关制度的声援，制度威力源于体系力量。建立文件管理制度，是加强文件管理规范化的逻辑起点。 

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