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办会,小细节也很重要(亲身经历)

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我在一家事业单位办公室工作。前段时间,单位另一个部门筹备会议。部门负责人希望办公室能出一个人协助一下,我们主任就派我去了。部门负责人让我开会当天直接去会场,没有交给我具体工作。

会期两天。第一天早上8点半开始开会,我提前1小时到达会场,届时,会场已布置完毕。他们部门工作人员都在餐厅用早餐。作为会议协助人员,我想我应该起到会务工作人员的作用。于是,我认真核对了参会人数和座椅数量,无误。接着,我又做了以下工作:

第一、熟悉电梯到会议室的路线。由于开会的地点在一个酒店内,里面有房客入住,来往人数较多。该楼层的会议室和转弯也多,如果有参会人员找不到会议室,我可以迅速将其接到开会位置。

第二、找到洗手间。由于会议时间较长,难免有参会人员想去洗手间的情况。事先知道洗手间位置,我就可以很清楚地指引方向,不至于到时慌乱无措,或者带着参会人员到处找询问。

第三、检查座椅清洁情况。巡视一圈,我发现有两个座椅的椅背有一层灰尘。我猜想,应该是座椅数量不够,临时从仓库搬出来的,服务员只擦了坐的位置,却忽视了椅背。倘若参会领导讲完话,一起身,结果后背一层灰尘,那得多尴尬。于是,我用纸巾把两个椅背擦拭干净了。

第四、留会议室服务员手机号码。酒店里的每个会议室都是有专门的人员负责的,在会期内,有任何需要都可以联系会议室服务员。乘电梯到达会议室后,就有会议室服务员向我介绍会议室准备情况,最后说如有需要可以联系她,说完就要走。我赶紧向她要了手机号,并且还要了她一个同事的手机号,这样一旦有事联系不上她,我还可以联系她的同事。

很快,会议就开始了。

有一位参会领导要晚一点儿到,那位部门负责人让我在电梯口接一下。因为事先已熟悉路线,所以那位领导一下电梯,我就迅速地引导他进入了会议室,顺利地参加了会议。

开会讨论时,我特意观察了那两个有灰尘的椅背。坐在上面的两位领导看文件时,真的长时间倚在上面,幸好没有出现后背一层灰的尴尬情形!

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