四种方法提高公文收发效率

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公文收发是秘书日常工作之一，如何提高公文传收的效率和效果，是秘书工作中必须认真思考的问题。在为领导提供日常的传收公文服务中，要以“先重要后一般”为基本原则实施公文排序。 

第一，先“急件”后“平件”。一般情况下，领导每天都会在相对集中的一段时间批阅文件，领导在批件过程中可能会被电话、会见、会议所打断，把“急件’放置在最上方，可以较好地提示领导，使得急件及时得到处理。 

“急件''主要包括：某阶段重点工作有关的文件，上级有关部门临时召开的紧急会议通知是，离文件所述活动或工作的开始时间临近的也是“急件”。对于这一类公文，秘书应当在第一时间送呈领导。对于特别紧急的文件，要做到即收即送。 

第二，先“阅示件”后“阅知件”。文件按照呈送领导的目的不同可以分为“阅示件”和“阅知件”。相对而言，领导对于“阅示件”需要花费更多的时间或精力来了解事件的前因后果、来龙去脉，以便作出批示，应让领导首先批阅这类“阅示件”。对于“阅知件”，如工作简报、工作通报等，领导只是知晓这一情况即可，一般无需作出决策或指示，这类公文可放在相对靠后的位置。 

第三，先“热点件”后“一般件”。每个单位在不同时期都有不同的工作重点，相关的领导也会在某一时期更多地关注有关文件，这类文件的排序应当靠前。当然，“热点”都有一定的时效性，有些事件在某一时间段是“热点”，在别的时间段就不一定是“热点”了，这就要求秘书要随时关注本行业、本领域的工作红点，对本单位的工作特别是与自身工作密切相关的领域要了然于胸。 

第四，先“分管件”后“相关件”。这一点对于副职领导秘书尤其适用。一个单位的副职领导都在明确分工的基础上分管有关工作。一般说来，他们更多地关注各自分管领域的工作，对于有关的文件也应当作出明确的指示，这就要求秘书把这类文件排在相对靠前的位置。而对于并非分管工作而只是相关工作的文件，相对而言就不如前一类“分管”那么重要，只需要领导阅知掌握即可。

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