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三位老秘书教给我的工作方法

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十几年来,我一直在办公室综合岗位上工作,几位老秘书的工作方法让我印象深刻,至今受用无穷。 

随身“三件宝” 

刚上班那会儿我发现,我们科长总会随身带着通讯录、笔和一个小本。起初,我心里暗暗思忖,科长总带着这些东西也不嫌麻烦。随后发生的一件事,让我改变了看法。一次下班后,我们一起在外吃饭。这时,领导来电话要查一个电话号码,科长马上拿出他的随身“三件宝”,当即查了号码,还快速记下领导安排的几件事,整个过程沉着稳健、不慌不忙。他严谨有序的做法让我留下了深刻印象,给我这个新手上了生动一课。 

随着工作的深入,我深感科长这种做法确实是有“先见之明”。办公室工作繁重琐碎,偶发性、随意性很强,“以不变应万变”的办法,就是时时作好准备。 

我身边就有这样一些同事,他们对部门、领导的电话几乎可以倒背如流,对一些重要事项的进展了如指掌,大家有事都第一时间想到向他们请教。现在,我们已经不需要随身携带大量的纸质资料,但那种时刻把自己当作“114”“百事通、提前备好课的工作作风应当保留下来。 

每天一页纸 

我遇到的第二位领导,也是一位老秘书,爱看书学习,写得一手好字。他喜欢在台历上把当天需要办理的事项一一列出来,旁边还密密麻麻写上标注。有一次和我讨论工作时,他开玩笑说:“年龄大了,记忆力不行了,当天事要记下,督促自己完成,这样才不会忘。”他建议我也试试这样做。 

在后来的工作中,我也“照猫画虎”,把打印用过的纸钉起来,在没文字的那一页把每天需要完成的工作罗列出来,按照紧急程度做个标识。每件工作完成后,再做个标记,没完成的列入第二天的计划。慢慢地我发现,这样做的好处有很多。一方面,督促自己当日事当日毕,有效克服了拖延症,有时想歇一下拖到明天再做,但看到任务清单就会逼迫自己咬牙做完;另一方面,从那以后,无论大事小事,很少有遗漏的情况。 

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