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从结构上讲，通知的主体一般由标题、主送机关、正文、附件说明、落款、附注6个部分组成。（一）标题。作为行政机关公文的通知，标题通常要求用完全式，不能简单地标以“通知”两字完事，即同时具备发文机关名称、事由和文件三要素。如果通知的内容重要或紧急的，可在文种前加“重要”或“紧急”字样，如果是某一事项的补充内容，可以在文种前加“补充”字样。有时通知的标题也可采用省略发文机关或省略事由的形式，但这种情况较少见，也不宜提倡。指示性通知和事务性通知的标题在写法上基本相同，一般要有表明安排实施该项工作、开展该项活动行为尺度和要求的关键词。如“××省人民政府关于继续冻结各项建设工程征占用林地的通知”、“国务院办公厅关于抓紧做好勘界工作维护边界地区稳定的通知”、“××省人民政府关于调整普通高等学校招生并轨收费标准的通知”、“××省人民政府办公厅关于召开全省关井压产工作会议的通知”、“××省人民政府办公厅关于成立天然气开发利用工作领导小组的通知”，等等。批示性通知的标题一般要根据发送文件的不同方式，分别使用“发布”、“印发”、“转发”、“批转”字样。如“××省人民政府办公厅关于印发促进高新技术成果转化和高新技术产业化若干规定的通知”。任免通知的标题一般有“任”、“免”等字样。如“××省人民政府办公厅党组关于任命×××同志为×××的通知”、“××省人民政府办公厅党组关于×××等同志任免职的通知”。（二）主送机关。根据发文的内容、目的而定，可以是一个机关，也可以是多个机关。当发文范围比较广、受文机关比较多时，能够统称的可以使用统称，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”、“各盟行政公署、市人民政府，自治区各委、办、厅、局，各大企业、事业单位：”。（三）正文。一般由通知缘由、通知内容和通知的执行要求三部分组成。通知的种类不同，正文的写法要求也不同。1、指示性通知的正文通常由通知缘由、通知事项及执行要求（结束语）三部分组成。通知缘由，即讲明为什么要发出通知。一般包括开展此项工作的根据、目的、意义。也有的通知根据行文的需要，在这一部分对事情的来龙去脉等基本情况做一简单陈述，再做出适当评价。但不论哪种写法，都必须简明扼要，以免冲淡主题，喧宾夺主。缘由之后紧接“特通知如下”、“现就有关事项通知如下”等常用语引出下文。通知事项，是正文的主体部分。要写明工作任务、基本措施、原则要求、注意事项等内容。为了便于理解和执行，具体意见、安排、要求的内容层次较多时，多采用分条列项式的写法。每一条或讲一个工作侧面，或交待一类性质的内容，力求明确具体，常用一个小标题概括这部分内容，并起到醒目、导读的作用。执行要求，是通知的结尾部分，一般简要写明对执行者的要求、希望。这部分有时单列一段，比较醒目；有时作为通知事项的一条出现，不另写结束语，意尽言止。指示性通知的语言表述特色是：态度明确、用词简洁、措施果断、要求实际。2、批示性通知的正文一般都很简短。一般要讲明发送文件的根据、对被发送文件的意见或作出的决定、被发送文件的名称、提出贯彻执行的要求。颁发条例、办法、细则、方案、计划的通知，一般因为被颁发的文件内容具细，无需在颁发通知中再提具体的工作意见，所以通知正文只需讲明根据、决定，提出要求即可。转发文件的通知因是向下级传递某种精神或信息，多数情况要求下级贯彻执行，所以在讲明根据、决定，提出要求之后，必要时还须作出具体指示或工作安排，以提高下级机关对该项工作的认识，使其在实际贯彻执行过程中有所遵循。批转文件的通知因被转文件是下级机关的文件，所以要求在正文中表明发文机关的态度，即“同意”什么，表示批准或认可，然后做出决定，最后提出要求。必要时，也要作出具体指示或工作安排。在提出要求时，要注意区分“参照执行”、“遵照执行”、“研究执行”、“认真贯彻执行”等语的语义色彩，不要乱用。在提出补充意见时，要注意不得与被发送文件有原则性的抵触，不要重复照搬被发送文件的内容，也不能将与被发送文件内容无关的东西等进去。3、事务性通知，正文要写明通知的根据、目的，然后陈述通知事项。语言要求简洁、明快，篇幅短小，意尽言止。4、任免性通知，属告知性质。正文一般先写任免的根据，然后列出任免名单、职务，最后用“特此通知”做结。（四）附件说明。指示性通知、事务性通知有附件时，应在正文之下，按有关规定标识附件说明。批示性通知已在正文中写明了被发送文件的名称，故不再使用附件说明。（五）落款。由发文机关名称（印章）和成文日期构成。一般情况，应加盖发文机关印章，以示通知的法律效力，这时不必再落发文机关名称。（六）附注。根据通知制发的实际需要，决定是否标识附注。
