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所谓语体，是指行文中所体现的语言风格和不同的语言运用体式。行政公文是行政机关处理公务的书面文书，它以实用为目的，在思维方式、社会功能、信息特点、遣词造句、篇章结构、修辞特色等方面，集中表现为实践指导性、理智客观性、抽象性、程式性、常规性以及平直规矩、波澜不惊等特点，简而言之，就是平实、明确、简要、得体、程式五点。
行政公文的语言要求平直、朴实。平直即指笔法。公文写作宜用直笔，采取直陈方式，即多用叙事、说明、议论，少用或者不用描写铺陈、渲染夸张等手法。华而不实、装腔作势、哗众取宠的语言，不适用于公文。朴实既指风格，又指公文的内容。风格上要求不修饰铺陈、浓妆艳抹，不追求结构新颖、波澜起伏、穿插呼应，讲究直抒主旨、通俗易懂、庄重大方、恰如其分、公正平和、言尽意止；内容上则要求实实在在，反映的事情客观真实，引用的数据准确可靠，做出的判断切合实际，提出的措施可行有效。概而言之，就是文实相符，文如其事。行政公文的语言要求表达得清楚明白、准确无误，做到不晦涩，不含混，不模棱两可；用词造句妥贴稳当，行文舒展流畅；要表意准确周密，不错误，不疏漏。行政公文的语言杜绝冗言赘语，讲究简洁扼要，要求用最少的文字表达最丰富的内容。应当从一个公文特定的目的、对象、要求出发，写非写不可的话，一切与行文主旨关系不紧密的内容都不必展开铺叙，一切重复罗嗦、可有可无的字、词、句都应该删除。要努力做到一文一事，主旨单一，重点突出，文短意明。一是选用文种要得体。比如，一般情况，表彰先进、批评错误用“通报”，如果用“决定”就显得有些“过”；不相隶属机关之间联系、商洽工作不论任何事情都应用“函”，如果用“请示”，就不得体；“请示”应一文一事，主送一个机关，如果多头主送则不合规范。二是使用语言要得体。即，要根据公文性质的不同选用不同的词语。比如，带强制性的公文里宜用“必须”，指示规定性的公文里宜用“应该”，不宜用“请”、“烦请”、“可以”之类的词；请批性公文里宜用“恳请”，商洽性公文里宜用“商请”、“烦请”，不宜用“应该”、“必须”、“务必”；请示、报告事项要使用陈述性、说明性的语言，不宜使用论述性的语言；指示、决议要多使用概括性、论断性的语言，不宜使用叙述性的语言；通知宜多运用说明性的语言，不宜使用记述性的语言；会议纪要宜用记述性的语言，不宜使用叙述性的语言。三是语气运用要得体。不同的文种使用的语气也不同，如，发布命令要庄重严肃，做出决定要字正意准，通报错误要说理严正，表扬先进要热烈欢快，商洽问题要谦逊真诚，申请事项要委婉平和。上行文要体现组织观念，尊重上级，实实在在，不卑不亢；下行文要郑重严肃，平等为怀，不踞不傲；平行文要以诚相待，顾全大局，互商互谅，谦诚有礼。长期的公文制作实践，使不同的文种逐渐形成了各自相对固定的框架结构和语言体式。譬如，公文的标题用语、开头用语、表述用语、结束用语都带有模式化的色彩；行政公文的标题一般由发文机关、发文事由和文种组成，并且发文事由多由“关于”引起；开头用语常用“为了”、“根据”、“依照”、“按照”等，说明发文的目的、依据；表述用语常用“特做如下规定”、“现将有关事宜通知如下”、“特此批复如下”，等等，以表明文种，引出下文；结束用语则用来结束全文，区别文种，引起注意，提出要求，常用“专此报告”、“以上报告如无不妥，请批转各地执行”、“以上妥否，请批复”、“专此致函，望复”、“特此函复”、“此令”、“此复”、“现予公布执行”、“从公布之日起施行”、“请认真贯彻执行”、“请遵照执行”、“请参照执行”、“请研究贯彻执行”，等等。总之，行政公文的语体有其自身鲜明的特色和可循的规律，而不同性质的行政公文又各有各的不同，需要用心体会和揣摩。
