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公文的修改，是公文撰写过程中必不可少的重要一环。因此，在撰写过程中，随时注意修改自己所写的公文，是写好公文的重要条件之一。
一篇公文的撰写过程，大体可分为三个阶段，即准备阶段、写作阶段和修改阶段。一般所说的修改，是指在公文初稿写成以后的修改，即公文写作过程中的最后阶段——修改阶段。但实际上，修改工作是贯穿在公文写作的全过程之中的。撰写一篇公文，从接受任务到立意构思，从谋篇布局到初稿写成，往往需要反复推敲、反复琢磨，有时还需要反复进行讨论和研究。这些虽然属于写作前的准备阶段，但都带有修改的性质。而当提笔撰写时，一般也都是边写边改。因此，我们也可以说，公文是改出来的。公文的撰写过程，也就是一个不断修改的过程。公文只有经过修改以后，才能更好地反映领导意图和客观实际。因为公文写作同文艺作品或其他文章不同，它不是作者想写什么就写什么，也不是想怎样写就怎样写。公文，不是作者个人创作的作品，也不是自己的研究成果，而是完成领导机关或领导人交办的撰写任务。因此，初稿完成之后，必须征求有关领导和有关部门的意见，有的还要经过集体讨论，才能最后定稿。因此，这道修改的工序，是不能缺少的。
公文又是指导性、法规性和实用性很强的一种文体，它要求表述准确，逻辑严密，行文流畅，而这些，也只有经过反复修改才能达到。文不厌改，公文是改出来的。不经修改的公文是没有的。同时，撰稿人员，也只有不断修改，才能不断提高公文写作水平和思想政策水平，才能逐步提高观察问题、分析问题的能力。
公文修改的内容，小到标点符号，大到主题思想，都属于修改的范围。主要有以下六个方面：
第一，修改主题。主题是公文的灵魂和统帅，也是一篇公文的中心思想之所在。因此，修改公文，首先要考虑主题的修改。看看主题思想是否正确，主题的论述是否集中，主题挖掘的是否深刻。只有主题改好了，其他方面的修改才会有所依据。主题的变动和修改，一般有两种情况，一个是变动主题，一个是深化主题。
所谓变动主题，主要是指对原来不够确切或不够突出的主题所做的较大的修改，或者原来的主题根本不符合要求，需要推倒重来，重新确立新的主题。这种情况在起草大的工作报告或者工作总结时，由于撰稿人员的政治思想水平的限制，起草的文稿站得不高，看得不远，经领导讨论后，需要做较大的修改，或者推倒重来是常有的事。有时甚至反复几遍，也是屡见不鲜的。
所谓深化主题，主要是指原来的主题思想基本上正确，但是表现的还不够深刻有力，需要进一步补充、挖掘和深化，使主题思想更加明确，更加集中，而所做的修改和补正。这种情况，在一般公文起草过程中，是常常遇到的。因为我们在开始撰稿时，由于工作水平的局限性，对一些问题的认识往往看得不深，想得不透，因此起草的稿子，常常犯一般化的毛病，文稿缺乏新意。经过领导及同志们的讨论和反复修改，主题思想才得到进一步的深化和提高。
古今中外的经典作家，都强调“文不厌改”，而且，他们也大都是苦心孤诣地修改自己的文章的圣手。马克思写《资本论》，从拟定写作计划到初稿完成，经过了多次的酝酿和修改。第一卷写完后，还作了一次文字上的修饰才出版的。
第二，修改观点。公文中的大小观点，都应该鲜明正确。观点错误或片面，必然会影响公文的质量，给工作带来危害。因此，修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。凡属思想感情不健康，看法不够全面，提法不够妥当，概念模糊，以及推理、论证不合逻辑的地方，都应该进行修改。否则就会影响内容的表达，甚至产生不良的后果。
第三，修改材料。材料是公文的基础，公文中的观点是从材料中提炼出来的。有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。公文中的材料，不在于多，而在于精。材料要足以说明观点，要做到观点和材料的有机统一。如果公文只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者材料过多而淹没了观点，在这种情况下，对材料就要进行适当的修改。修改材料，一般采用以下四种方法：
１、去伪求真。公文所引用的材料，首要的条件，就是必须准确、真实。不确切的材料，用在公文中轻则会伤害公文的说服力和权威性，重则会给党和国家的工作带来损失和危害。一九五八年“大跃进”时，有些地区和部门，违背实事求是的原则，把一些不切实际的材料写入公文中，如“小麦亩产一万斤”等等，给工作带来很大的影响，其教训是深刻的。因此，在公文修改过程中，必须认真考虑所运用的材料是否准确和真实。凡不准确和翔实的地方，都应该认真地加以修改和更换。
２、充实丰润。公文要具有说服力，必须有典型材料，如果内容空泛，说理不充分，抽象的议论过多，缺乏典型具体的材料，在修改过程中，就要设法增加和补充一些新的材料，使之更加完满和充实。当然，增加材料，决不能“多多益善”，有什么材料都写上去，而应该恰到好处，多少适度，能够说明问题为止。因此，增加材料必须注意选择，要选用那些能够真正反映事物本质的典型材料，而不能不顾需要，随便堆加。
３、删繁就简。写公文，材料堆砌过多，势必使公文臃肿，甚至使主题和观点被埋没在材料之中。这就要删繁就简，突出主题。一是要删除不典型，和主题无关的材料。善删要肯干割爱。要把那些虽然生动，但从表达的需要来看，用多了反而不利于观点的突出，这样的材料就要割舍。二是要去掉多余的或重复的例证，使公文主题更加集中。收集材料要以十当一，选择和运用材料时要以一当十。因此，凡是与表达主题思想观点无关的材料，应当全部删去。即使与思想观点有关，甚至很生动的材料，也要精选。能用两个典型材料说明问题的，就不要用三个四个。
４、精雕细琢。公文的初稿拟出后，一般来说还是比较粗糙的，只是按照大致的思路将一些材料写进去，因此，还有考虑得不够细致的地方，如有的材料不完善，有的自相矛盾等等。凡此种种，在修改过程中，都需要仔细地加以修改。
革命导师对自己论著中的材料，向来是严肃认真的。克鲁普斯卡娅曾经说过，列宁从不凭记忆“大致不差地”来叙述事实，他叙述事实是极确切的。在他的笔记本里仔细地写了很多的统计表，当涉及有巨大意义和巨大比重的数字时，他连已公布的数字表的总计也加以检查。仔细地检查每一事实，每一数字，是他始终采用的方法。列宁这种严肃的写作态度是很值得我们学习的。
第四，修改结构。一篇公文，除了内容要正确以外，还要有一个与之相适应的结构形式，形式不好，也会影响到内容的表达。在修改公文过程中，还要注意公文结构的修改。修改公文结构，包括公文总体结构的修正，起承转合的调整，层次位置的改变，以及详略的更动等等，其目的都在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。因此，对公文结构的修改，是非常必要的。
公文结构的调整，一般有两种情况，一种是全篇结构欠妥，需要重新另搭架子，重新组合，这种情况比较少；另一种是局部结构需要作一些调整，小修小改，这种情况一般经常碰到。结构主要是解决材料的安排问题。比如，怎样安排层次和段落，怎样开头，怎样结尾，等等，都要认真加以考虑。在调整结构时，对那些与主题无关的或关系不大的枝蔓，要坚决剪除；对那些平淡无味的句段，要认真地加工润色。
第五，修改语言。公文的语言，要求准确、鲜明、精炼、生动。因此，对公文的语言必须进行加工锤炼。公文语言的修改和锤炼，主要有以下几种方法：
１、修改不通顺的词句。用词造句不恰当，是公文写作中常见的毛病之一。因此，初稿完成之后，应该反复推敲，把有毛病的词句去掉，这是公文写作用好语言的第一点。写公文运用语言，首先应该要求准确，在准确的基础上，再求简洁、生动。因此，语句通顺合理，这是写应用文最起码的要求。不然，不仅影响意义的表达，还会造成各种错误。
２、删掉多余的字句，力避重复。在修改公文时，不仅要注意有无错别字或漏句、掉字，而且还要把多余的文字语句删去。鲁迅的文章，语言十分精练，从不拖泥带水。他说：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句，段删去，毫不可惜。”（《答北斗杂志社问》）
３、锤炼字句。由于公文写作语言的特点，要求语言精确、简练。因此，必须在语言上狠下功夫。鲁迅是很善于炼字炼句的，他的语言精炼有力，是与他平时注意锻炼字句分不开的。
第六，修改标点符号。标点符号是书面语言的“五官”，也是公文不可缺少的有机组成部分。写公文，就要根据不同情况，准确恰当的使用标点符号。在公文写作中，标点符号使用上的毛病，存在着各种不同的情况，我们在修改公文时，决不要忽视标点符号的修正，不然就会给文件带来不利的影响，使公文不能很好地发挥其应有的作用。
修改公文十分重要，也十分复杂。要改好公文，需要注意以下几个方面：
第一，要有整体观念。修改公文，要统观全局，要从全篇着眼，先从大处着手。公文对于实际工作，有时起着一字千钧的作用，因此一字一句都要用得恰如其分。但开始修改时，不能急于逐字逐句去抠，而要首先从全局着眼，统观全篇，树立整体观念。根据工作需要，首先要从思想内容、主题、观点和结构等方面去考虑，看看中心思想是否突出，观点是否正确，措施是否切实可行。然后再考虑局部问题，以及遣词造句等表现形式问题。千万不要本末倒置。一切修改都要服从和服务于表达主题的需要，只有从全篇着眼，先从大处着手，才能把公文修改好。
第二，要有正确的态度。修改公文，必须虚心听取大家的意见，认真把公文修改好。写公文和自己写文章不同。写公文一般是代表组织或领导人和领导机关，因此，公文的修改必须按照集体讨论的意见进行修改，只有集思广益，虚心听取大家的意见，反复修改，才能把公文修改好。
第三，要有开阔的思想。修改公文，要自己超脱一些，站得高一些，眼界要宽广，思想要开阔。在修改公文时。要跳出自己的小圈子来观察和思考问题，这样才能纵观全局，进一步提高公文的政治质量。
第四，要有强烈的时间观。公文的修改，不能像一般文章一样，采取“冷处理”，而要抓紧时间修改，力求用最短的时间取得最佳的效果
