写好会议纪要应注意把握的几个问题
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大凡举办会议,都必须做好会议记录和纪要,以资查考和对照贯彻落实。但在实践过程中,有的同志对纪要的整理工作不甚了然,不是把纪要写成繁琐的“会议记录”,就是把纪要写成简单的“会议要目”,很难处理好“记录”与“纪要”的关系。所整理的纪要要么是“水分”太大,内容太杂,“眉毛胡子一把抓”;要么是照搬照套会议记录,缺乏重点,无法体现会议内涵;要么是简单行事,点到为止,内容干巴肤浅,达不到纪要条理性、约束性、指导性和可操作等特点要求。根据笔者多年的文字工作实践,要把纪要整理得相对得体,合乎规范,就必须在记录、整理时注意把握好以下几个问题。
一、做好事前准备。通常情况下,举办或召开一次会议,都会涉及会议的组织筹备事宜,包括会议主题的确定、议题的收集、议程的安排及相关背景材料的准备等等。有时候这些负责会议记录或整理纪要者自身会全程或部分参与,有时候则有专门人员分工。但无论是何种情况,主笔者都要尽可能地在事前多了解掌握相关情况,根据会议确定的议题,备齐有关背景资料,掌握会议将要研究的主要问题,以便记录、整理时心中有数、查找方便。
二、忠于会议原意。记录是纪要之基,是起草纪要的蓝本和依据,因此完整、准确、清晰是其基本要求。不管是会议记录还是会议纪要,首先都必须忠实地记下会议的整个原貌,包括时间、地点、参加对象、会议议题和议程、与会者的讲话内容要点、会议总结或议定的事项等等;尤其是要认真领会并忠实记录好主要领导的讲话原意,不可随意偏废。对于每一个参加会议人员的姓名职务,都要认真落实清楚,原本标记。有时候参加会议的对象较多、内容较广、议程也较分散,记录时就要注意分门别类地按所定议题予以记录清楚。对一些不明事项,则应在会后及时予以核实,以免产生贻误或遗漏。
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