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充分占有材料是机关文稿写作的基础。没有材料的写作，就好比无米之炊。秘书工作者要胜任机关文字工作，必须把功夫下在平时，在日常工作和学习中注意认真搜集材料，持之以恒，集腋成裘。“台上一分钟，台下十年功。”搜集材料离不开平时的积累，机关文稿写作与搜集材料也是这种“一分钟”与“十年功”的关系。如果等到要动笔写作的时候才去搜集材料，那就被动而且为时已晚了。材料应以平时搜集为主，临时搜集材料可以作为一种补充。
因此，秘书工作者平时应注意大量阅读材料，认真做好笔记，及时消化吸收，把基础性的准备工作分散到平时去完成，一旦接受写作任务，就可以马上进入思考状态，写作自然是水到渠成、倚马可待。否则就要临时抱佛脚，花费大量的时间和精力去查找材料、阅读材料，势必影响整个写作的进度和完成任务的质量。随着信息技术的发展，搜集材料的途径不断增多。面对大量的材料，哪些是重点，哪些是精华，哪些是有用的，需要有所鉴别，这也是搜集材料的第一步。这种鉴别材料的能力从哪里来呢？只能从实际工作中来。因此，秘书工作者对于本单位相关的工作，不仅要了解和熟悉，而且要深入研究。既要了解发展沿革和有关历史，也要熟悉方方面面工作所处的现状，还要把握有关工作的前进方向。尤其是党和国家的方针政策，上级机关的部署要求，基层面临的情况问题，兄弟单位的创新做法和新鲜经验，都要统筹兼顾、融会贯通，结合本单位工作实际深入思考研究，从而不断明确本单位工作的方向、思路和重点。有了这个基础，就有了一把标尺、一种眼光、一项能力，搜集材料就能去伪存真、去粗取精，发现真正有用的好东西。搜集材料的范围应以本单位工作为中心，搜集到的材料应具有内在的关联性，在这个前提条件下多多益善。要重点阅读年度工作总结报告、重要会议领导讲话稿、理论专题文章、典型经验介绍、调研报告等有关材料。这些材料综合性强、信息量大、阐述分析比较深入，经常阅读不仅可以掌握各方面情况，而且还可以培养思维能力，这正是秘书工作者提高写作能力关键之所在。有的材料重点在回顾历史、展望未来，有的重点在介绍情况、分析形势，有的重点在部署任务、明确方向，有的谈认识、讲措施、提要求，有的梳理历史事件脉络、剖析现实存在问题、提出具体对策建议……要抓住文章的主旨点、关键点、创新点搜集和分类，方便今后查阅。看到一篇好材料，有人复印收藏，有人剪辑粘贴，有人摘录卡片，有人拷贝归档。这些都是好办法。不过，如果简单地把搜集材料等同于储存材料，不及时阅读消化，随着时间的推移，不足之处就会逐渐显现出来。一方面，材料的分类、存储、检索本就比较困难；另一方面，需要花费大量的时间去翻检和阅读这些材料，难以立即进入写作状态。因此，看到有价值的材料，首先要抓紧时间仔细阅读，不仅要了解材料的主要内容，还要着重把握材料的精神实质，尤其是其中新颖的思想观点、思路方法、框架结构等，都要认真领会、做好笔记、消化吸收，要联系本单位的工作实际，经过融会贯通并加以提炼、概括，最终形成自己的新思想新观点。古人“熟读深思子自知”是有道理的。也就是说，搜集材料不能满足于找到材料然后放在抽屉里，而是要通过阅读消化吸收最终装进自己的脑子里，只有装进自己脑子里的材料才是真正管用的。
