公文格式要素“附氏三兄弟”的规范编排

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公文格式正确与否，直接关系到公文的规范性和严肃性。很多读者询问一些具体的公文格式问题。其中大家反映较多、较容易出错的一个，就是实际工作中易混淆的附件相关问题。今天，我们根据读者留言情况，谈谈附件、附件说明和附注的编排。 

附件、附件说明和附注都是《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定的18个公文格式要素之一，名字里都带个“附”字，可以称其为“附氏三兄弟”。这“哥仨”在公文格式要素“18条好汉”中排名比较靠后，再加上他们都姓“附”，容易被忽视和混淆。本文对它们的用途、用法、编排及常见错误作逐一介绍。 

一、附件 

1.附件的作用和效力 

根据《条例》，附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。那么问题来了，这些内容直接写入正文不行吗？为什么要用附件来承载呢？ 

设想一下，对于一些不属于公文主要内容，而是对主要内容起解释、说明、补充、证实、参考作用，而且篇幅较长、相对独立的文字资料、规定、名单、数据、图表、图形等，如果将其直接写入正文，就会隔断上下文的联系、影响阅读的连贯性。为了避免上述弊端，我们把它们从正文中抽离出来附在后面，成为附件。 

由此可见，附件的作用是：一方面能够补充、完善正文，另一方面又能使正文保持简洁、连贯。因为附件原本是正文的组成部分，所以其内容也应当与正文保持一致和衔接，并且与正文具有同等效力。 

2.附件使用中需要注意的两个误区 

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