2024行政秘书岗岗位职责
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行政秘书岗岗位职责
岗位名称 | 行政秘书 | 所在部门 | XXXX | ||||
直接上级 | XXXX主管 | 直接下级 | 无 | ||||
所辖人员 | 无 | ||||||
本职：XX计划、总结、预算、会务活动保障、考勤、固定资产等行政事务处理 | |||||||
直接职责与工作任务：分院计划总结的汇总、起草 | |||||||
职 责 一 | 职责表述：年度计划总结的汇总、起草 | 工作时间百分比：20% | |||||
工 作 任 务 | 向XX各部门转发XX年度计划、总结通知文件，安排各部门起草部门年度计划、总结 | ||||||
收集、汇总各部门年度计划、总结，并对信息进行分析、过滤 | |||||||
学习、领会XX年度工作要点，提炼出与XX相关的要点 | |||||||
根据XX年度要点、各部门计划总结起草XX年度计划总结 | |||||||
XX年度计划、总结提交XX领导审核 | |||||||
召集各部门负责人会议，对XX计划总结进行讨论 | |||||||
根据XX领导意见和各部门意见对计划总结进行修订 | |||||||
向XX绩效委员会提交XX计划、总结 | |||||||
职 责 二 | 职责表述：XX年度预算的汇总、起草 | 工作时间百分比：15% | |||||
工 作 任 务 | 学习、领会XX年度预算编制通知文件，掌握预算编制的规则 | ||||||
安排各部门编制本部门预算计划 | |||||||
对各部门预算计划信息进行分析、过滤 | |||||||
起草XX年度预算计划 | |||||||
XX年度预算计划提交XX领导审核 | |||||||
召开各部门负责人会议，对XX预算计划进行讨论 | |||||||
根据XX领导意见和各部门意见对预算计划进行修订 | |||||||
向XX财务处提交分院预算计划 | |||||||
XX预算委员会审核通过的预算计划导入预算系统 | |||||||
职 责 三 | 职责表述：XX半年绩效指标执行情况总结 | 工作时间百分比：10% | |||||
工作 任务 | 按照XX绩效委员会要求，安排各部门完成半年绩效执行情况总结 | ||||||
汇总各部门半年绩效执行情况总结，起草XX半年绩效执行情况总结 | |||||||
XX半年绩效执行情况报告提交XX领导审核 | |||||||
根据XX领导意见修订半年绩效执行情况报告 | |||||||
根据XX绩效情况填写绩效调整审批表，并提交XX领导审批 | |||||||
向XX绩效委员会提交XX半年绩效执行情况报告及绩效调整审批表 | |||||||
职 责 四 | 职责表述：分院周计划、总结的汇总、提交、反馈 | 工作时间百分比：5% | |||||
工作 任务 | 督促各部门按时完成部门周计划、总结 | ||||||
汇总各部门周计划、总结，形成分院周计划、总结 | |||||||
向XX领导、各部门负责人提交XX周计划、总结 | |||||||
针对周计划、总结存在的问题进行反馈，并提出改进意见 | |||||||
职 责 五 | 职责表述：财务管理 | 工作时间百分比：10% | |||||
工作 任务 | 编制财务应知应会手册 | ||||||
XX重大活动、会议经费保障 | |||||||
部门兼职财务人员培训，业务指导，难点问题处理 | |||||||
借款、报销票据审核 | |||||||
财务票据与财务处的对接处理 | |||||||
XX预算执行情况报告撰写，为XX领导经费投向决策提供服务 | |||||||
根据预算执行情况调整预算项目 | |||||||
职 责 六 | 职责表述：重大活动、会务保障 | 工作时间百分比：10% | |||||
工作 任务 | 会议场地、投影音响设备保障申请 | ||||||
会议台签、会议茶点、会场布置的安排落实 | |||||||
会议视频、录音笔、翻页笔、笔记本电脑的准备 | |||||||
设备提前测试 | |||||||
会议、活动现场保障 | |||||||
职 责 七 | 职责表述：行政事务信息处理 | 工作时间百分比：10% | |||||
工作 任务 | XX职能处室会议、活动等通知信息分流处理 | ||||||
XX职能处室需要报表、信息、资料的搜集、整理、提交 | |||||||
XX相关活动、会议安排、通知 | |||||||
XX相关报告、申请、文件的起草 | |||||||
相关文件的归档、处理 | |||||||
XX考勤（签到表、月度考勤表）填写、提交 | |||||||
XX培训月报表的填写上交 | |||||||
职 责 八 | 职责表述：档案管理 | 工作时间百分比：10% | |||||
工作 任务 | XX档案管理手册的编制 | ||||||
XX兼职档案员的培训、业务指导 | |||||||
XX年度档案的收集、整理、归档、移交、系统录入 | |||||||
职 责 九 | 职责表述：固定资产 | 工作时间百分比：5% | |||||
工作 任务 | XX固定资产的盘点 | ||||||
XX固定资产日常维护报修 | |||||||
办公用品的领发 | |||||||
职 责 十 | 职责表述：其他 | 工作时间百分比：5% | |||||
工作 任务 | XX领导交办的临时性工作任务 | ||||||
工作协作关系： | |||||||
内部协调关系 | XX领导、各部门之间关系协调 | ||||||
外部协调关系 | 院办、财务处、档案室、人事处、资产中心、车队、信息部、维修中心、后勤集团等 | ||||||
任职资格： | |||||||
教育水平 | 本科以上 | ||||||
专业要求 | XXX专业优先 | ||||||
工作经验 | 12个月以上 | ||||||
知识要求 | 写作知识、办公软件应用知识、办公室管理知识、沟通协调知识等 | ||||||
能力要求 | 具有较强的沟通协调能力，具有较强的文字处理能力，能够熟练操作办公软件 | ||||||
所需培训 | 沟通协调能力、写作能力、组织管理能力培训 | ||||||
生理特征 | 无特殊要求 | ||||||
工作特点： | |||||||
工作场所 | 室内 | ||||||
工作方式 | 以坐为主 | ||||||
工作时间特征 | 经常需要加班（平均每周8小时以上） | ||||||
工作环境 | 不注意可能造成人体轻度伤害 | ||||||
体力/精力 消耗 | 体力消耗 | 不需要消耗特别的体力 | |||||
精力集中 | 一般在工作时间内必须高度集中精力，从事高强度脑力劳动 | ||||||
工作压力 | 经常地迅速做出决定，任务多样化，工作时间很紧张，或工作流动性很强难得坐下来安静处理问题 | ||||||
工作紧张程度 | 工作的节奏、时限自己无法控制，明显感到工作紧张 | ||||||
劳动保护 | 无 | ||||||
使用工具/ 设备 | 电脑 | ||||||
所需记录文档 | 会议纪要、录音、录像、摄影资料 | ||||||