2024集团公司档案管理工作流程（12项）

具体工作

收集各部门、分公司的文书档案

详

细

工

作

流

程

流程图

下发通知 →审核 →接收 →存档 →没有按时移交的部门向上级领导汇报 →上级领导督办 →移交完毕

对于此流程图的解释

档案室每年1月份下发通知，要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料，各部门、分公司秘书按照要求填写移交清单，经部门领导签字确认。档案室秘书对移交清单进行核对，符合要求的进行接收，档案管理员对接收的文件进行整理、立卷。如没有按时移交的部门，档案室进行统计上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移交完毕。

具体工作

对集团所有文书材料进行整理

详

细

工

作

流

程

流程图

收集  →分类 →组卷  →录入卷内目录  →编写案卷题名→装订

关于此流程图的解释

收集集团及分公司所有文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最后装订成册。

具体工作

文件借阅

详

细

工

作

流

程

借阅人填写《文件借阅申请单》—写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部门、借阅日期、归还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件的编号,将文件编号写在借阅单上—文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅预计归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借—文件归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续—档案室将归还文件整理归档

具体工作

合同接收

详

细

工

作

流

程

到董办接收合同—档案室秘书依据合同类移交表对合同进行核对—手续完整签字接收——档案室对合同进行存档并下发相关部门

接收合同要求：1、注意合同及附件、合同转签文件的完整性；2、走特事特办的合同在生效后且下发到各个部门，但经办部门需后补手续。

具体工作

洽商资料接收

详

细

工

作

流

程

流程图

接收 →核对  →录入 →存档

关于此流程图的解释

每月由各项目资料员将洽商资料及移交清单移交至档案室，档案室秘书将洽商资料逐一核对、接收，录入电子目录，进行存档。

具体工作

结算资料接收

详

细

工

作

流

程

流程图

接收 →核对  →录入 →存档

接收合同要求： 1、须有移交部门负责人、移交人及监察部门相关人员的签字；2、应按移交部门出具的移交单进行一一核对；  

具体工作

图纸档案接收、整理

详

细

工

作

流

程

流程图

取图  →登记 →审核印章 →编号 →录入 →归档

关于此流程图的解释

由总工办电话通知档案室秘书取图纸,档案室秘书审核图纸是否有总工办和设计部对此图纸的确认印章，审核后给图纸进行编号，加盖档案室印章,录入电子版目录,按项目类别进行存档。

具体工作

集团营业执照的年检

详

细

工

作

流

程

流程图

下载申请表→填写表格→网上注册年检 →向财务部要财务报表  →申请盖章 →请款 →到工商局办理年检

关于此流程图的解释

根据工商局规定，每年3月起，从工商网下载年检表格，按照营业执照上的内容填写好年检表,并在网上注册年检，在申请表上加盖公司的公章、合同章、财务章 , 向财务请款并并要求提供集团12月份的财务报表, 带着年检表、营业执照副本、财务报表、公司公章到相应的工商局进行年检。

具体工作

办理营业执照有效期变更

详

细

工

作

流

程

流程图

到工商局领取变更表→填写表格 →修改公司章程、股东会决议 →申请盖章 →到工商所审核  →变更完成

关于此流程图的解释

到领取营业执照的工商所领取变更表并进行填写，准备好修改后的公司章程和股东会决议，申请变更表、公司章程、股东会决议盖公章，到工商所进行审核，审核通过后将营业执照放在工商所进行变更。

具体工作

借阅图书

详

细

工

作

流

程

流程图

查阅 →登记 →录入 →借出  →归还 →归档

关于此流程图的解释

借阅人在档案室进行查阅，找到需要的图书后在借书证上登记，填写姓名和借书时间，档案室秘书根据借书卡内容在电脑上登记，审核无误后将图书借出。借阅人归还图书时在借书卡上写明还书时间，检查图书是否完好无损，核对无误后归档。

具体工作

刻录光盘

详

细

工

作

流

程

流程图

登记(申请) →刻录  →检查→下发

关于此流程图的解释

(1)刻录光盘必须在《刻录光盘登记表》中登记，注明部门、文件内容、分数等要求，档案管理员根据登记要求进行刻录，完毕后检查刻录内容，最后下发给所需部门。  

(2)申请刻录档案室存档光盘必须填写《文件借阅单》，经部门负责人签字确认，档案管理员进行刻录，完毕后检查刻录内容，最后下发给所需部门。  

具体工作

对各部各项专兼职资料员进行定期指导培训

详

细

工

作

流

程

流程图

确定资料员名单  →拟定培训日期 →拟定培训内容 →通知相关资料员 →详细讲解培训内容  →作专业指导

关于此流程图的解释

对集团所属各部及各项目公司专兼职资料员进行名单确定，不定期的培训并拟定培训内容，利用OA系统或电话进行通知，针对每个项目、资料员的特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理的状况并给予专业指导。